Társasházi Közösképviseleti Osztály

Osztályunk a Palota Holding Zrt önálló részegységeként fő tevékenysége társasházak, lakóparkok és lakásszövetkezetek teljes körű közös képviseleti, és üzemeltetési feladatainak ellátása.

Cégünk Megbízási és Vállalkozási Szerződést köt minden általa képviselt társasházzal, a hosszú távú korrekt kapcsolat biztosítása érdekében. Ha nincs még, a Társasházi törvény alapján Szervezeti és Működési Szabályzatot dolgozunk ki a társasházaink részére, mint a Társasház belső törvénye, a működést és a várható intézkedéseket segíti elő, biztosítja a jogszerűséget. Ezzel együtt házirend tervezetet bocsátunk a tulajdonostársak elé, amit megvitatás után – az esetleges módosított szöveg alapján – határozatban fogad el a közgyűlés. Minden Társasházunkba jól látható helyen elhelyezünk egy információs vitrint az információk gyors közlése érdekében.

A társasházak legfontosabb, jelentős kiadásokkal járó felújítási munkáira külön megállapodás alapján pályázati anyagot készítünk. Lehetőség esetén rendszeresen indulunk  kerületi-, fővárosi önkormányzat, valamint a GM által kiírt felújítási, és rekonstrukciós pályázatokon. Az elmúlt években a különböző pályázatokon több millió forint vissza nem térítendő, illetve rövid lejáratú kamatmentes támogatást sikerült elnyerni, és a kezelésünkben lévő társasház közösségek javára fordítani.

Mint a kerületi Önkormányzat tulajdonában lévő cég rendelkezünk azon anyagi és törvényi háttérrel, amivel egyik konkurensünk sem.
Mivel minden képviseletünkben lévő társasház külön gazdasági egységként működik, így annak nyilvántartását, könyvelését, számlázási feladatait is végzi a kezelési feladatok mellett. Tevékenységünket a 2003. évi CXXXIII. Törvény és annak kiegészítései alapján végezzük, e törvény határozza meg működésünk főbb irányelveit. Emellett a társasházi SzMsz és a közgyűlési döntések végrehajtása adja a keretet a mindennapi munkánkhoz.

A könyvelési feladatokat szakképzett könyvelőink végzik könyvelőprogram segítségével. A társasház anyagi biztonságát a zártrendszerű pénzkezelés biztosítja. Cégünk teljes felelősséget vállal az általa végzett munkáért és tevékenységéért.

Tervezünk webes oldal létrehozását is,  ahol minden társasháznak saját oldalt működtetünk, melyen a Társasház legfontosabb dokumentumai (közgyűlési anyagok, költségvetések, hírlevelek, biztosítási kötvény, alapító okirat, SZMSZ ) pdf formátumban letölthető, valamint naprakészen elérhetőek az aktuális közös költség egyenlegek, előírások, befizetések, valamint egyedi fűtéssel rendelkező társasházak esetében az egyedi hőköltség elszámolások. Az oldalon lehetőség lesz a mérőóra állások bejelentésére, valamint a társasházzal kapcsolatos hírek és információkat megjelenítésére.

Számvizsgáló bizottsági tagok a társasház web oldalán külön menüben folyamatosan nyomon kísérhetik majd a társasház pénzügyi helyzetét. Elérhető számukra a napló főkönyv, különböző analitikák (bank, pénztár, közös költség) bevételek és kiadások, valamint a tulajdonosok egyedi egyenleg kimutatásai is.

A felújítási állagmegóvási munkákra ajánlatokat kérünk, és a költségvetési előirányzatokba való betervezést követően a közgyűlés elé terjesztjük, megszavazását követően kötünk szerződést a kivitelezési munkákra. A felújítási munkákra rendszerességgel különítünk el a közgyűlés által meghatározott összeget.

Mivel a közös költség kinnlevőségek behajtása és lehetőség szerint minimális szintre való leszorítása állandó, folyamatos kezelési feladat, a nyilvántartás szerinti tartozóknak egyeztető levelet küldünk ki. Ezután felszólító levélben is megkeressük a tartozót a kinnlevőségek mielőbbi behajtása érdekében. Azon tulajdonosokkal szemben, akiknél nem vezetnek eredményre az egyeztetések és felszólítások, a tartozókra terhelt költségen bírósági fizetési meghagyásokat bocsátunk ki, illetve szükség szerint megindítjuk a végrehajtási eljárásokat. A 3 hónapot meghaladó tartozást felhalmozó tulajdonosok albetéteire, a tartozás fedezeteként, közgyűlési határozatot követően jelzálogot jegyeztetünk be, ha az egyéb behajtás érdekében tett jogi lépések nem vezettek eredményre.

A törvényi előírásoknak megfelelően kezelésünkben lévő társasházaknál elvégeztetjük az épületek kötelező, időszakos érintésvédelmi, villámvédelmi, tűzvédelmi berendezéseinek, gázhálózatának vizsgálatát, és elkészítettjük a minősítő okiratokat. Elkészíttetjük, és a Társasház működéséhez igazítjuk a pénzkezelési szabályzatot, eszközök és források értékelési szabályzatát, valamint az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatát. A Társasházi törvény alapján folyamatos ellenőrzést és egyeztetést biztosítunk a Számvizsgáló Bizottság részére. Minden fontos kérdésben egyeztetést követően közös álláspontot igyekszünk kialakítani a bizottsággal és ezt követően kerülnek beterjesztésre közgyűlési határozati javaslatok a tulajdonosok elé.

A készpénzes pénztári mozgásokat minimális szinten tartjuk. Közös költséget, és bérleti díjat banki átutalással, csekken, vagy banki készpénz befizetés formájában tudják a bérlők, illetve a tulajdonosok teljesíteni. A vállalkozók által elvégzett munkák ellenértékét, azok teljesítés igazolását követően, szintén banki átutalással teljesítjük, kiküszöbölve a jelentős pénztári készpénzforgalmat. A gondnokok eseménynaplót vezetnek, a munkák elvégzését követően azok kifizethetőségét aláírásukkal igazolják, így később is minden javítási vagy karbantartási munka kifizetésének jogossága ellenőrizhető. A kezelésünkben lévő társasházaknak szakszerű gazdaságosságii tanácsot tudunk adni különböző takarékossági megoldásokra mind anyagi, mind műszaki kérdésekben.

Új építésű társasházak esetében kiemelt feladat a garanciális, jótállási és szavatossági igények összegyűjtése, a kötelezett cég felé történő továbbítása, amennyiben erre külön megállapodás születik. A hibák kijavításának elmaradása esetén a szükséges jogi lépéseket közgyűlési határozat alapján megtesszük.
A külön tulajdonokban lévő garanciális hibákat is összegyűjtjük, azok javítását figyelemmel kísérjük, tulajdonosi külön megbízás alapján a jogi lépések szükség szerint megindítjuk. Cégünk elemzi egy-egy társasháznál a várható közös képviseleti munkát, és az alapján teszi meg közös képviseleti díj ajánlatát, melyek az alábbiakban részleteződnek:

1. Képviselettel kapcsolatos feladatok:

• közgyűlés összehívásának kezdeményezése azokban az esetekben, amikor a társasház működésében zavarok keletkeznek, illetve amikor az indokolt üzemeltetési, vagy javítási feladatok ellátását felhatalmazás, vagy pénzhiány akadályozza
• képviseleti jogkör ellátása bíróságok és más hatóságok illetve szolgáltatók és vállalkozók felé
• a közgyűlés határozatainak, döntéseinek előkészítése, végrehajtása, valamint nyilvántartás vezetése a határozatokról és azok végrehajtásáról
• döntési jogkör gyakorlása mindazon ügyekben, melyek nem tartoznak a közgyűlés, illetve a Számvizsgáló Bizottság hatáskörébe
• közgyűlés összehívása igény szerinti időközönként, illetve beszámoló közgyűlés összehívása legalább évente egy alkalommal
• a nem teljes közösség érdekében kezdeményezett közgyűlés összehívása külön egyeztetett díjért

1. Társasház működésével kapcsolatos teendők ellátása:

• üzemeltetési, karbantartási feladatok szervezése
• megrendelés, munkaterület átadás, kivitelezés ellenőrzése, munkaátvétel, költségigazolás számlával
• a társasház működésének, üzemeltetésének zavartalan biztosítása
• ajánlatkészítés az épület állapotfelmérésére, javítására, karbantartására, felújítására vonatkozóan – külön megállapodás alapján
• a szükséges felújítási munkák közgyűlés elé terjesztése
• a tervezett felújítások irányítása, ellenőrzése
• a felújítási munkák körébe nem tartozó karbantartási, hibaelhárítási munkák megrendelése, ellenőrzése és számlák kifizetése
• a társasház állagának, felszerelési és berendezési tárgyainak időszakos ellenőrzése
• a Társasház tárgyi eszközeinek nyilvántartása (leltár), azok állagának megóvása, karbantartása
• ajánlatkészítés az épület fenntartására vonatkozóan
• a szükséges felújítási munkák közgyűlés elé terjesztése
• a tervezett felújítások irányítása, ellenőrzése
• a felújítási munkák körébe nem tartozó karbantartási, hibaelhárítási munkák megrendelése, ellenőrzése és számlák kifizetése
• a társasház megalakulását követően az Adóhivatalnál bejelentkezés, adószám kérése, és naplófőkönyv-hitelesíttetés
• meghibásodások bejelentése esetén intézkedés a javítási feladatok elvégzésére
• lakások, nem lakások rendeltetésszerű használatának ellenőrzése
• zökkenőmentes kapcsolattartás biztosítása a kommunális szolgáltatókkal és üzemeltetőkkel
• képviselet átadás-átvétele esetén jegyzőkönyv készítése, az érintett szolgáltatók írásbeli tájékoztatása a képviselők személyében történt változásról
• a társasház rendszeres tűzvédelmi- érintésvédelmi és villámvédelmi ellenőrzése, karbantartása, szükség szerinti javítása, tűzoltó berendezések ellenőrzése (ellenőriztetése), szükséges intézkedések megtétele, gázhálózat ellenőrzése stb

III. Gazdasági, könyvelési feladatok:

• a tulajdonosok által befizetett közös költségek és a kiadott helyiségek bérleti díjainak analitikus lekönyveltetése
• a társasházak alkalmazottaival kapcsolatban a társadalombiztosítási és adó-jogszabályi előírások, feladatok ellátása, esetenként egyedi megbízások megkötése
• év végén a naplófőkönyv zárása, egyszerűsített mérleg elkészíttetése bevont könyvelővel
• a társasház adóbevallásának összeállítása, benyújtása határidőre
• a tárgyévre vonatkozó költségvetési terv elkészítése és a közgyűlés elé terjesztése
• új társasház megalakulását követően az Adóhivatalnál bejelentkezés, adószám kérése, és naplófőkönyv-hitelesíttetés
• javaslattétel a közös költség összegére vonatkozóan
• közös költséghez való hozzájárulás összegének beszedése
• közös költség tartozás esetén a közgyűlési határozat alapján a hátralékos tulajdonostárs tulajdonára a társasház javára szóló jelzálogjog-bejegyeztetés
• tartozó tulajdonosokkal szemben bírósági fizetési meghagyások benyújtása, szükség esetén a végrehajtási eljárások megindítása
• a tárgyévben az elfogadott költségvetés alapján gazdálkodás a társasház pénzével
• a közös használatú helyiségek bérbeadási lehetőségeinek közgyűlés elé terjesztése
• pályáztatásról, bérbeadásról, bérleti szerződés megkötéséről, birtokba adásáról, a bérbeadással kapcsolatos adóhatósági előírások betartásáról való gondoskodás határozat alapján
• a társasház gazdálkodása közben ha szükséges, hitel felvételéhez az Adóhivatalnál bejelentkezés, adószám kérése, és naplófőkönyv-hitelesíttetést megtesszük
• a társasház adóbevallásának összeállítása, benyújtása határidőre
• az új társasház nevére pénzintézetnél folyószámla nyitása, kezelése
• a gazdasági események lekönyvelése az egyszeres könyvvitel előírásai alapján naplófőkönyvben
• a tulajdonosok által befizetett közös költségek és a kiadott helyiségek bérleti díjainak analitikus lekönyveltetése
• a társasházak alkalmazottaival kapcsolatban a társadalombiztosítási és adó-jogszabályi előírások, feladatok ellátása, esetenként egyedi megbízások megkötése
• év végén a naplófőkönyv zárása, egyszerűsített mérleg elkészíttetése bevont könyvelővel
• a képviseleti díjak, valamint a házfelügyelői és takarítási szolgáltatás kiszámlázása havonta
• a befizetési csekkek megrendeléséről, valamint a tulajdonosokhoz való eljuttatásáról és a beérkezett számlák határidőben történő kiegyenlítéséről való gondoskodás
• az éves vízdíj elszámolás elkészítése és közgyűlés elé terjesztése, és határozat alapján a szükséges intézkedés megtétele
• új szerződött társasház előző időszak könyvelésének rendbe tétele külön megállapodás alapján

1. Nyilvántartási feladatok:

• az Alapító Okirat változtatása, a Szervezeti és Működési Szabályzat földhivatalhoz történő benyújtása, illetve azok egy-egy példányának megőrzése
• a kizárólagos tulajdonrészek tulajdonosainak és használóinak pontos nyilvántartása, a változások folyamatos felvezetése
• a közös tulajdonban lévő helyiségek és azok bérlőinek nyilvántartása
• épület biztosításával kapcsolatos ügyek intézése: kárbejelentés, kárigény érvényesítése, kár helyreállíttatása; ezek dokumentálása
• a tulajdonostársakat terhelő, külön tulajdonuk használatát érintő bejelentési kötelezettségük alapján bejelentett adatok nyilvántartása
• a szükséges szerződések megkötése a társasház nevében
• lakónyilvántartó könyv igény szerinti vezetése, folyamatos karbantartása

Osztályunk működését az alábbi személyek munkája segíti:

Urbán Zsolt Ingatlan kezelési igazgató helyettes

Márkusné Brandlhoffer Katalin Társasházi közösképviseleti koordinációs osztályvezető-helyettes

Elérhetőségek: Palota Holding Zrt 1156 Budapest  Száraznád u 4-6.